مدیریت چند منظوره شرکت طوس آب در شرایط بحران

با توجه به بروز اپيدمي کرونا در ايران، شرکت مهندسي مشاور طوس‌آب با داشتن حداقل550 نفر پرسنل، با احساس مسئوليت مستقيم در قبال حدود 2200 نفر از اعضاي خانواده ايشان و به شکل غير مستقيم در قبال کل جمعيت ايران (با توجه به پراکندگي پروژه‌ها و دفاتر اين شرکت در سطح کشور)، شروع به اقدامات پيشگيرانه، کنترلي و تدافعي متناسب با موضوع نمود.
روزها و هفته‌هاي گذشته، روزگار دشواري براي كشور، مردم و حرفه ما بوده است. هنوزچشم‌اندازي از اينكه چه زماني و به چه شكلي بحران شيوع بيماري كورونا پايان مي‌پذيرد وجود ندارد.
اينكه اين بحران چه تأثيري بر جهان پس از خود مي‌گذارد هم هنوز مشخص نيست. اما آنچه مشخص است اين است كه همه ما وظيفه سنگيني براي حفظ جان و سلامت يكديگر داريم. همچنين مشخص است كه ميزان تاب‌آوري امروز و فرداي ما در برابر اين بيماري و چالش‌هاي مشابه، وابسته به كيفيت و تاب‌آوري زيرساخت‌هايي است كه شرکت‌هايي همچون طوس‌آب نقش كليدي در ايجاد آنها دارند.
مديريت كسب وكار در طول يك بحران ناشي از بيماري فراگير، يك چالش مهم است. مديران بايد به ذي‌نفعان شرکت اين اطمينان را بدهند كه از همه افراد درگير چالش هم‌دلانه حمايت ميكنند. كسب وكارها همچنين نقش بسيار مهمي در كمك به جوامع در كاهش شيوع بيماري‌هاي فراگير دارند. اين مسئوليت هم تعهد اخلاقي و هم معنوي و هم در برخي موارد يك تعهد قانوني است.
شرکت مهندسي مشاور طوس آب نيز چالش‌هاي اصلي كه در برنامه‌ريزي براي گذار از اين بحران و موفقيت در دوره پس از آن ممكن است پيش آيند را در چندين گام تعريف نموده است: 

گام اول: کاهش حضور کارکنان در محل کار در بازه بحرانی شیوع پاندمی کرونا
به جهت حفظ و صيانت از سرمايه‌هاي انساني سازمان و همچنين همراهي با سياست‌هاي ستاد ملي مبارزه با کرونا، اين مشاور اقدام به اجراي طرح دورکاري براي پرسنل مطالعاتي نمود و سپس ابلاغ مرخصي تشويقي به همکاران در دو مرحله از تاريخ 24 اسفند 1398 تا انتهاي سال 1398 و تداوم تعطيلات سال نو از 15 فرودين 1399 لغايت 20 فروردين ماه 1399 را در دستور کار قرار داد.
گام دوم:تحلیل و مدیریت بحران- تشکیل کارگروه‌های تصمیم سازی
در ابتدای بحران اپیدمی ویروس کووید 19 و با توجه به شروع همه‌گیری آن از کشور چین و شرق آسیا و ایران، ایده‌پردازی جدی در خصوص مدیریت بحران و روش‌های حفظ و توسعه کسب و کار در زمان اوج بیماری، در سطح ملی و بین‌المللی وجود نداشت. بنابرین حلقه مدیریت شرکت شامل مدیریت عامل و شورای معاونین به منظور بررسی و پیش بینی آثار ناشی از بحران کرونا بر آن شدند تا از پتانسیل مدیریت مشارکتی استفاده نموده و با تمرکز زدایی از تصمیمات کلان، ضمن ایده پردازی در حوزه مدیریت فعالیت‌های شرکت در زمان بحران، به ایجاد همدلی در بین کارکنان و مدیران شرکت نیز کمک نمایند.
بنابرین کارگروه‌هایی با ترکیبی از مدیران میانی شرکت و با هدف تصیم‌سازی و ایجاد مشارکت در تصمیم‌گیری تشکیل گردید که عبارتند از: تاب‌آوری اقتصادی، سرمایه‌های انسانی، استحکام کسب و کار، جزئیات اجرائی و بهداشت- ایمنی و محیط زیست (HSE).
در این راستا کارگروه‌ها موظف به تبیین اهداف و اقدامات در سه بازه زمانی کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت گردیدند تا بتوانند ضمن حفظ سلامت جسم و روان افراد، حمایت از تداوم اشتغال همکاران در شرایط بحران اقتصادی کشور، انجام تعهدات در قبال کارفرمایان و پیگیری پروژه‌های جدید در راستای تحقق شعار سال 1399 «جهش تولید» و همچنین تداوم کسب و کار گام موثری برای کشور عزیزمان بردارند.

گام سوم: تدوین و اجرای دستورالعمل‌های دورکاری
با توجه به نیاز ضابطه‌مندی در اجرای دورکاری، شرکت طوس آب نسبت به تدوین دستورالعمل‌های لازم به شرح زیر اقدام نمود: 1- فرهنگ دورکاری، 2-دستورالعمل تشکیل گروه‌های کاری چابک، 3- دستورالعمل تولید و تأیید محتوا، آرشیو و ارسال مستندات، 4- بسته جبران خدمت، 5- دستورالعمل حفظ پیشرفت و اعتمادسازی کارفرمایان، 6- دستورالعمل‌های بهداشتی دفاتر و کارگاه‌ها و ...
در این دستورالعمل‌ها با تمرکز بر حفظ و تداوم فعالیت‌های حرفه‌ای شرکت، تلاش شده است تا با شناسایی کارکنان آسیب‌پذیر و یا مستعد دورکاری با توجه به ضوابط و سیاست‌های سازمان، شرایط فعالیت حرفه‌ای در منزل و به صورت کار از راه دور برای ایشان فراهم شود. دسترسی کارکنان به سیستم‌ها و منابع شرکت و تهیه زیرساخت‌های لازم از ملزومات اجرایی کردن دستورالعمل‌های دورکاری هستند که با اقدامات زیر توسط بخش مدیریت اطلاعات و ارتباطات، این مهم محقق شده است:
1- راه اندازی سرور RDS (سرویس‌های پرکاربرد شبکه ای بر بستر اینترنت)
2- ایجاد دسترسی Remote برای کارکنان
3- افزایش پهنای باند اینترنت
4- تهیه بسته‌های آموزشی کارکنان و مدیران 
5- Troubleshooting سرویس‌های شبکه‌ای و سیستم‌های کارکنان.
این دستورالعمل‌ها بر اساس شرایط اپیدمی و با توجه به شدت گستردگی شیوع بیماری و نیازهای جدید سازمان تاکنون بارها مورد ویرایش و بروزرسانی قرارگرفته و اجرایی شده‌اند. کنترل و پایش کیفیت اجرایی شدن این دستورالعمل‌ها تا زمان فائق آمدن بر این بیماری و با هدف تمرکز بر روی سلامت و ایمنی کارکنان و خانواده‌هایشان ادامه خواهد داشت. 
گام چهارم: تدوین دستورالعمل های حضور در شرکت 
نظر به ضرورت حضور برخی از مدیران و کارکنان شرکت در دفتر مرکزی یا سایر  دفاتر شرکت در نقاط مختلف کشور، قوانین و قواعد سخت‌گیرانه‌ای در خصوص نحوه حضور تعداد افراد حاضر در هر دفتر (حداکثر 30 درصد ظرفیت و با رعایت تمرکز زدایی از محل استقرار کارکنان) و رعایت پروتکل‌های بهداشتی مصوب و اجرایی گردید.
گام‌پنجم: تداوم ارتباط با کارفرمایان و پیمانکاران  
با توجه به الزام حفظ ارتباطات با کارفرمایان، حفظ روحیه کاری پیمانکاران و به اشتراک‌گذاری راهکارهای حفظ کسب و کار، ضرورت توسعه زیرساخت‌های برگزاری جلسات و نشست‌های مجازی کاملاً محسوس بود. از این رو شرکت طوس‌آب در یک اقدام سریع، با ایجاد زیرساخت‌های سخت‌افزاری لازم و بهره‌گیری از نرم‌افزارهای کاربردی، پیشتاز این عرصه شد و در اجرای این مهم توفیق یافت.
گام ششم: نظارت بر رعایت دستورالعمل‌های بهداشتی در دفاتر و پروژه‌ها 
در خصوص پروژه‌های اجرایی، این مشاور با اطلاع‌رسانی و هماهنگی با کارفرمایان، نسبت به ابلاغ پروتکل‌های بهداشتی مربوطه به دفاتر نظارت و پیمانکاران و تدوین شرایط انجام کار در کارگاه‌ها اقدام نمود. همچنین علاوه بر اقدامات بهداشتی ذکر شده، نحوه حضور پرسنل نظارتی این مشاور در آغاز به کار کارگاه‌ها در سال جدید متناسب با دستورالعمل‌های بهداشتی، فاصله گذاری اجتماعی و محدودیت تردد بین استان‌ها تنظیم و ابلاغ گردید، بگونه‌ای که در ابتدا پرسنل بومی هر استان و سپس با توجه به افزایش فعالیت کارگاه سایر پرسنل نظارت (غیر بومی) نیز به تدریج در محل پروژه حضور پیدا کردند.
گام هفتم: تداوم نظارت برکارگاه های اجرایی با رعایت مسائل بهداشت و ایمنی 
در زمان پاندمی، به جهت حفظ و تداوم فعالیت‌های اجرایی در کارگاه‌ها، دستورالعمل‌های ابلاغی از سوی اداره کار پیاده‌سازی و اجرایی گردیده و آموزش‌های لازم به ناظرین و سرناظرین در محل کارگاه‌ها ارائه شد. در همین زمان ضمن بررسی موارد حقوقی و قراردادی مترتب بر ماجرای ابتلای کارکنان کارفرما، مشاور و پیمانکاران در محل کارگاه‌های اجرایی و انعکاس آن به ارکان پروژه، افراد مبتلا و مشکوک نیز شناسایی و رصد شده و ضمن ارائه راهنمایی لازم در خصوص پیگیری درمان، از حضور آن‌ها تا پایان دوره گذار بیماری در محل کارگاه ممانعت به عمل آمده است تا سلامت سایر کارکنان و تداوم فعالیت‌های اجرایی به مخاطره نیفتد. تهیه بروشورها و پوسترهای آموزشی و هشداردهنده در کنار راه‌اندازی مرکز پاسخ‌گویی مستقیم به سوالات و دغدغه‌های کارکنان کارگاهی، به اصلاح و ساماندهی رفتار حرفه‌ای در مقابله با اثرات بیماری کمک شایانی نموده است. 
گام هشتم: تجارب حاصـل از بحران اقتصـادی ناشی از شیوع بیماری و تعمیم آن به دوران پساکرونا
تجربیات کسب شده در این شرایط مشخص نمود که ما و بسیاری از سازمان‌ها و ارگان‌ها از توانمندی‌های بسیاری که تاکنون از آنها استفاده نکرده‌ایم برای عبور از بحران‌ها برخورداریم. از جمله این توانمندی‌ها که می‌توان برای دوران پسا کرونا از آن برای افزایش بهره‌وری استفاده نمود شامل ایجاد گروه‌های تصمیم‌سازی و چابک جهت سناریوهای پیش رو که عمدتاً از بدنه پرسنل فعال و مدیران میانی شرکت تشکیل شده‌اند، توسعه و اشاعه فرهنگ دورکاری و همچنین برگزاری جلسات به صورت مجازی با ارکان طرح جهت تصمیم‌سازی سریع است. بی‌شک پس از عبور از این بحران از توان مضاعفی برای ادامه راه برخوردار خواهیم بود.