مدیریت شرکت مهندسی مشاور طوس آب در بحران

با شیوع ویروس COVID-19 در دنیا، اثرات سوء آن بر صنعت و اقتصاد جهان به صورت بحران ظهور یافته و با توجه به ویژگی‌های ناشناخته ویروس، مدت زمان دقیقی برای پایان این بحران نمی‌توان در نظر گرفت. با بروز چنین بحران گسترده‌ای در دنیا؛ استراتژی‌های قبلی کاریی لازم را ندارد، بنابر این رویکرد سازمان‌ها به سوی بازنگری در سند مدیریت فرآیندها است. بدون شک گذر از وضعیت بحران، نیازمند فعالیت‌های مختلف در سازمان بوده و بازنگری فرآیندی سازمان تنها بخشی از آن خواهد بود. از این رو جهت برنامه‌ریزی برای گذار از این بحران، شرکت طوس‌آب نیز اقدام به تغییر استراتژیک در فرآیندهای سازمانی به شرح زیر نمود:
۱. درگیر کردن تعداد بیشتری از پرسنل در تصمیم‌گیری‌ها
عدم قطعیت و سرعت بالای تغییر شرایط در زمان بحران باعث می‌شود اطلاعات مورد نیاز جهت تصمیم‌گیری به طور مرتب تغییر کرده و تصمیم‌گیری توسط مدیر را با چالش‌های متعددی روبرو کند، از این رو مدیران با هدف تسریع تصمیم‌گیری و همچنین احاطه بیشتر بر اطلاعات در زمان بحران، افراد بیشتری از سازمان را درگیر تصمیم‌گیری‌های مختلف در زمان بحران می‌کنند تا سرعت شناسایی و اقدام در مقابل ریسک‌های مختلف را افزایش دهند.
بنابرین تشکیل تیم‌های مختلف و انتخاب اعضا از طیف‌های مختلف کاری در شرکت در دستور کار قرار گرفت و با تعیین و تصویب مسئولیت‌ها و اختیارات این کارگروه‌ها، فرآیند عملی پیاده‌سازی استراتژی مدیریت مشارکتی در شرکت کلید خورد.
درست همانطور که مدیران ارشد باید آماده باشند تا به صورت موقتی مسئولیت‌ها و اختیارات سازمانی را به صورت سلسله مراتبی به شبکه‌ای از تیم‌ها منتقل کنند، همچنین باید دیگران را در راستای جهت‌دهی به جنبه‌های پاسخ‌دهی مورد نیاز بحران، توانمند سازند. این امر شامل اعطای اختیار به آن‌ها برای تصمیم‌گیری و اجرای تصمیمات بدون نیاز به گرفتن مجوز است. یکی از نقش‌های مهم مدیران ارشد، طراحی سریع یک فرآیند جهت تصمیم‌گیری است، ‌به گونه‌ای که مسئولیت‌ها شفاف باشد و تصمیمات توسط افراد مناسب در سطوح مختلف سازمانی اتخاذ شوند.
۲. پرداختن مناسب به موضوع همه‌گیری COVID-19 و سلامت پرسنل
در زمان چنین بحرانی که به سلامت جسم و روان پرسنل سازمان وابسته است، مدیران بیشترین تمرکز سازمان، منابع و خط‌مشی‌ها را به سلامت پرسنل اختصاص می‌دهند. این موضوع هم در رفتار و هم در سخنرانی‌ها در سازمان باید نقش بزرگی داشته باشد تا اهمیت آن و اینکه مدیر در مقابل پرسنل مسئول و همدل است را به‌طور کامل در سازمان انتقال دهد.
۳. احساس مسئولیت در قبال کارفرمایان، پیمانکاران و جامعه
رفتار مناسب باعث ماندگاری سازمان در ذهن کارفرمایان، پیمانکاران و جامعه می‌گردد. اقداماتی که برای آسان‌تر کردن درد مشتریان در این زمان از بحران انجام می‌شود، همیشه به یاد خواهد ماند. همکاران و کارمندان نیز فرهنگ بیان شده را به شکلی معنادار در سازمان می‌بینند.
۴. بازبینی مداوم سیستم فرآیندهای سازمانی
اجرای فرآیندهای سازمان در اسرع وقت و به صورت چابک، کمک شایانی به تاب‌آوری سازمان می‌نماید. رهبران در زمان بحران با کمک متخصصین فرآیندی خود در واحدهای کنترل پروژه، مدیریت کیفیت، سیستم‌ها و روش‌ها و واحدهای مشابه، اقدام به چابک سازی فرآیندها تا سرحد امکان می‌نمایند.
چه بحرانی به نام کرونا وجود داشته و ادامه پیدا کند و چه از بین برود و تمام تاثیرات خود را نیز با خود ببرد، مدیریت سازمان نیازمند یک مدیر و رهبر با شناخت و علم و توانایی بالا و یک مشارکت و خرد جمعی از سوی کارکنان است.‌ بررسی‌ها نشان داده است سازمان‌های تاب‌آور در ایام مختلف، یک نقطه مشترک داشته اند و آن هم حلقه‌های مدیریت مشارکتی است.
اقدامات حوزه سلامت و بهداشت
از جمله اهداف و اقدامات دفتر HSE شرکت مهندسی مشاور طوس‌آب، پیاده‌سازی سیستم مدیریت یکپارچه HSE در دفاتر و پروژه‌های خود است که بدین منظور؛ نیازمند حضور کارشناسان متخصص و پرسنل آموزش دیده (استفاده از توان داخلی) است. بنابر این در این راستا و با توجه به شرایط و توان شرکت و با توجه به تعدد و پراکندگی پروژه‌ها در سطح کشور و عدم وجود کارشناسان متخصص HSE مقیم در تمامی پروژه‌ها، با تقسیم‌بندی/ ناحیه‌بندی پروژه‌ها جهت پایش وضعیت HSE پیمانکاران، سیستم مدیریت HSE، گزارش‌دهی و آموزش ناظرین مقیم منتخب به‌عنوان مسئول HSE پیاده سازی شد.
دفتر HSE در کنار فعالیت‌های خود از جمله اخذ تمدید گواهی تأیید صلاحیت ایمنی شرکت، انجام ممیزی داخلی جهت آمادگی برای ممیزی خارجی، تدوین دستورالعمل‌ها، تهیه بخش HSE در اسناد مناقصه و سایر فعالیت‌ها با توجه به پاندمی ویروس کووید 19 در جهان، از طریق برگزاری جلسات کارگروه HSE با مدیریت جناب آقای دکتر سعید نی ریزی مدیر عامل محترم، نسبت به انجام اقدامات پیشگیرانه و بهداشتی و ایمنی به شرح زیر نیز اقدام نموده است:
- تدوین و ابلاغ دستورالعمل پیشگیری و مقابله با ویروس کووید 19 برای دفاتر و پروژه‌ها
- ابلاغ دستورالعمل‌های تدوین شده خارج سازمان (وزارت بهداشت، برنامه و بودجه و ...)
- تدوین و ابلاغ چک‌لیست و فرم‌های مربوطه
- انتخاب مسئولین اجرایی و تعیین مسئولیت‌ها و اختیارات
- نیاز سنجی، تهیه و توزیع تجهیزات بهداشتی از قبیل تب‌سنج، ماسک، محلول‌های ضدعفونی‌کننده، دستکش و ...
- اجرا و نظارت بر حسن اجرای پروتکل‌های بهداشتی از قبیل رعایت فاصله‌گذاری‌ها، استفاده از تجهیزات مانند ماسک، دستکش و ... و تهیه گزارش و مستندات
- شناسایی و ثبت افراد مبتلا و مشکوک و ارائه آمار و آنالیز داده‌ها به مدیریت عامل شرکت
- تهیه و ارائه فایل آموزشی از طریق اتوماسیون اداری/پرتال شرکت /تشکیل گروه در شبکه‌های اجتماعی مرسوم
- برگزاری جلسه مشاوره توسط متخصص از طریق SKYPE برای مدیران و ارائه فایل صوتی به پرسنل
- برگزاری جلسه با دفتر حقوقی و بررسی تبعات حقوقی
- تماس با مشکوکین و مبتلایان و پیگیری وضعیت سلامتی آن‌ها
- بررسی مستندات پزشکی و گذراندن دوره نقاهت افراد مشکوک و مبتلا در خصوص بازگشت به محل کار
- پیگیری و راهنمایی در خصوص استفاده از مزایای بیمه تکمیلی
از مهمترین فعالیت‌های دفتر HSE تلاش برای ارتقاء فرهنگ و سطح دانش HSE پرسنل بوده است که در این راستا اقدام به ثبت‌نام کلیه پرسنل در دوره 8 ساعته ایمنی اداره کارنموده است که با توجه به شرایط کشور به علت شیوع ویروس کووید 19، در حال برگزاری این دوره‌ها با رعایت کامل پروتکل‌های بهداشتی و مطابق برنامه اعلام شده از سوی سازمان‌های برگزار کننده است.
این دوره در شهرهای تهران، تبریز، کرمان، بندرعباس، تنکابن و رشت برگزار گردیده است.